Společnost a agenda: Nepodcenili jsme závažnost agendy?

Jsem hodně překvapená, že zřejmě neexistuje zpětná kontrola závažných dokumentů, které vycházejí z ústředí našich vládních orgánů. O novinových článcích ani nemluvím, ale myslím si, že chybí velmi citelně korektoři. kteří by texty překontrolovali a upravili nejen gramaticky, ale také věcně. Konečně, například na Wikipedii existuje program, který text dokáže opravit a upravit.    

Pamatuji se, když jsem začínala svou úřednickou činnost, že se psaly hromady dopisů na psacích strojích s třemi kopiemi. Nebylo to nic příjemného, protože jedna chyba na konci mohla znamenat, že jste museli dopis přepsat. Oprávněná osoba ho odmítla podepsat. Říkali jsme si - buzerace. Dopisy se vkládaly do podpisových knih a musely vyhlížet jak "lísteček", přesně podle normy. A na to dbali vedoucí - od vedoucího oddělení, k vedoucímu odboru až po sekretariát ředitele, který buď dopis vrátil, že tam našel chybu, nebo že není správně formulovaný či je v něm překlep. A protože šlo o obchodní korespondenci, která reprezentovala podnik, musela být úpravná a dobře napsaná, dole parafou označená, že prošla kontrolou. A nešlo jen o dopisy, ale také faktury, účetní dokumenty, obchodní knihy, tedy veškerá agenda, která náležela do činnosti podniku. Ano, byla to otrava! Občas byli lidé i sankcionováni za to, že udělali chyby ve smlouvě, protože to znamenalo další jednání a dodatek k odstranění chyb, zbytečný papír. Když se těch dodatků nahromadilo víc, museli jsme sepsat úplné znění smlouvy. A to někdy znamenalo - 30 stran textu bez jediné chybičky, protože - kdo by to celé 2x až 3x znovu četl a podepisoval, že?  Tak se psalo na psacích strojích Consul, IBM s vyměnitelnou hlavicí, na stroji Olivetti s dlouhým válcem, na kterém se vyhotovovaly rozpisy cen, zařízení staveniště a jiné dokumenty. Bylo to zatěžující, lidé byli vystaveni hluku, řekla bych, že docela i vystaveni stresu. Úřední dokumentace byla zakládaná do označených pořadačů v originálech a kopie byly ukládány do pořadačů ve spisovně. Každý dopis musel být označený spisovou značkou, takže byl snadno identifikovatelný: kdo jej psal, kdy jej psal, o jakou akci jde, tedy číslo výchozí smlouvy či zakázkového listu.
 
 
Úřední agenda ztratila zřejmě svou váhu

Podivila jsem se, že byla přehlédnuta chyba v závažném dokumentu při poslední prezidentské volbě. Ale prezident ji naštěstí nepřehlédl. Nyní, při jmenování vlády, se chyby namnožily v poměrně krátkém dokumentu. Bylo by asi zajímavé vidět původní podklad. Viník se už našel a bude zřejmě potrestán. Ale měla bych k tomu jednu poznámku: když se provádějí redukce na státních úřadech, kde se vede rozsáhlá agenda, nejsou právě odejiti lidé, kteří mají s agendou zkušenosti, umí ji zkontrolovat a opravit kromě jiné práce, kterou vedení agendy vyžaduje? Třeba takové malé dokumentační oddělení, které přicházející a odcházející dopisy a jejich přílohy kontroluje, zapisuje a ukládá? Mám zkušenost, že si všechno dělají úředníci sami: zapisují si svou poštu, kterou hodlají vyřizovat, letmo si mnozí po sobě přečtou písemnost (pod tlakem a s jistou provozní slepotou), podepisující řada odpovědných zaměstnanců už to po nich ani nekontroluje. Takže ani nikdo nezjistí, že už ve výchozím podkladu byly chyby, které se v dobré víře opíší a putují do dalších a dalších dokumentů, až ta kumulace způsobí velký malér. Agenda narůstá a počítače nikomu nic neulehčí! Právě naopak. Rozhodně by si lidé ušetřili stres, kdyby na úřadech byli zkušení a odpovědní lidé, kteří umí s agendou zacházet a kteří jsou schopni posoudit, jestli psaný text odpovídá věcně zadanému tématu a je podle předpisů, o které se opírá. A listiny by měly být parafovány tím úředníkem, který je kontroloval před předáním k podpisu oprávněné osobě.

Možná, že by měl nějaký úředníček jistotu, že co odchází z úřadu, je správně a co k němu přichází je skutečný podklad, na jehož základě tvoří svůj text. Pak ho může někdo opravdu honit, že odvedl lajdáckou práci.