Styk s úřady: Úředníci, úřadujte!

1. 01. 2012 20:32:29
V úřadech má vládnout železný pořádek a v domácnostech má existovat rodinný spisový archiv. Pro úřady mnoho zákonů upravuje ve svých ustanoveních, jak nakládat se spisy, které se archivují a které zase po určité době se mají skartovat. Pro úspěšnou komunikaci s úřady musí občan prokazovat řadu skutečností, které jsou pro něho zákonem vyžadovány. K tomu potřebuje jako podklad své dokumenty. Máte je založeny?

Všechno je v lidech, ať na pravici nebo na levici

Chaos, který někdy pozorujeme ve styku s úřady je způsoben, mimo jiné, i chaotickými výkony úředníků, kteří zase reagují na chaotické způsoby svých šéfů, a tak se i přitom ztrácejí dokumenty, kterými se prokazují důležité skutečnosti a postupy. A je holým neštěstím, když nastoupí nový úředník a musí věnovat dlouhou dobu na to, aby soustředil všechny doklady po svých předchůdcích, k výkonu své práce. Je totiž smůla, že se referáty protokolárně většinou nepředávají a že na to šéf úřadu nedohlíží. Jak pak může úspěšně jednat s žadateli, stranami, smluvními partnery?

Pořádek odráží i osobní vlastnosti lidí

Pokud je obecně osobnost svědomitá a chápe, že musí s úředními dokumenty nakládat podle zákonů, pak tak jedná i v úředních věcech se stranami a tak i působí na úřady jemu podřízené. Pokud se ovšem řádně nearchivují dokumenty, které by se daly zpětně dohledat, nezakládá se řádně korespondence do šanonů, pokud není odchozí a příchozí pošta řádně vedena, v důsledku to může komukoliv podrazit nohy. A to se potom válčí! Myslím, že naše úřady státní správy bojují s chaosem, který zanechali předchozí úředníci a častá výměna lidí ve vyšších postech, které současně řídí i mnoho jiných subjektů, jen zmnožuje problémy v rozkolísání uričtých pracovních míst, které se ruší, ale které zpracovávaly určitou agendu, která se s jejich odchodem pochopitelně neruší. Jestliže někdo sváže dokumenty do krabice a hodí je do archivu, pak v určitém čase se už na ně nikdo nevzpomene a ani o nich nikdo neví, a to může způsobit v úředním styku velké komplikace. A co ti ostatní, kteří očekávají vyřízení svého problému? A kdo zaplatí potom škody za špatná rozhodnutí, která vznikají, mimo jiné, i z nedostatečné informovanosti nového úředníka? Já si myslím, že je na vině nadřízený úředník, který nedohlédl na zacházení se spisy, i když se může domnívat, že není povinen na takovou věc dohlížet. Mýlí se. Pokud řídí nějakou činnost, pak neřídí jen lidi, ale také výsledky jejich práce, která, v jakékoliv formě, patří státu, pokud se jedná o státní úřad.

Počítače kontra šanony

Pravda je, že se vede ukládání spisu dvojím způsobem. Jednak se ukládá a zálohuje v počítačích a jednak v tzv. šanonech, nikoliv v šuplících a na stolech. Byly doby, na které sice mnoho z nás nerado odkazuje, ale zacházení se spisy bylo velmi přísně vedeno. Za prvé byly spisy rozděleny podle jejich důležítosti a stupně utajení, a za druhé existovali lidé, kteří dohlíželi na skartaci. A skartace je důležitá, protože vytřiďuje, podle zákona o archivaci, určitý druh dokladů. Je jasné, které doklady pak můžeme dohledat v archivech a které už nejsou k dispozici. Ale současně je nutné vést domácí archivaci rodinných dokumentů, kterými prokazujeme nejrůznější právní skutečnosti v náš prospěch.

Úřadování na počátku roku

Jestli si někdo myslí, že je téma tohoto článku trochu z cesty, pak se mýlí. Dohledání smluv, které byly uzavřeny a o kterých vzniknou pochybnosti a předkládají se ke kontrole, je důležíté pro toho, který je kontrolován. Pořádně vedená úřední agenda může člověku, který je z něčeho podezřelý velmi prospět, v určitém případě i přispět k jeho obvinění a očistit jiné lidi. Podle mého názoru, a záleží na tom, kdo jak chce pečlivě pracovat a uvědomuje si, že úřad není jeho soukromá záležitost, by měl na počátku roku zkontrolovat, zda nejsou v jeho agendě spisy, které mají příjít ke skartaci anebo jsou nyní k vyřízení a věnovat týden k tomu, aby si svou agendu dal do pořádku a měl jistotu, že se nemusí bát kontroly, kterou může očekávat, či kontroly, která je neočekávaná. Pak si udělat přehled o zákonech, které začnou od 1.1. 2012 platit a pídit se po pokynech a interních závazných aktech, které aplikují právní předpisy.

Už na počátku roku bude, vlivem nových právních předpisů, zvýšená komunikace mezi občany a úřady a úřady navzájem. Dejte si do pořádku doklady, pokud vám některé chybí, tak si je nechte vystavit jako duplikáty. Zkontrolujte, zda vaše děti mají také v pořádku všechny doklady, pokud budou o něco žádat. Podívejte se na stránky Ministerstva sociálních věcí a práce a jiné, odkdy do kdy máte o něco žádat a jakým způsobem, zda vyplněním formuláře nebo dopisem a jaké dokumenty máte přiložit. Nepřikládejte originály, ale kopie a sepište jejich seznam, který vám na podatelně potvrdí po kontrole, zda tam jsou všechny podle seznamu. Kdyby se někdo vymlouval, že jste to tam nedal a vrátil vám spis, tak mu to dokážete tím potvrzeným seznamem.

Autor: Irena Aghová | neděle 1.1.2012 20:32 | karma článku: 13.65 | přečteno: 1327x

Další články blogera

Irena Aghová

Timon Athénský – vše pro mé přátele.

Jen díky panu profesoru Hilskému můžeme v současnosti nahlédnout do srdce Shakespearovy tvorby a osvojit si i znalosti nejen jeho doby, ale také společenské a politické situace renesanční Anglie.

17.6.2019 v 14:31 | Karma článku: 7.31 | Přečteno: 133 | Diskuse

Irena Aghová

Péče o duši - výzva, která platí i dnes.

Naši dobu vnímáme jako uspěchanou, chaotickou, všechno se mění, ceny stoupají a stoupají také nároky na každého člověka. To vše si uvědomujeme a mnohý člověk pociťuje podivnou tíseň. Zvládnu to, nebo se vzdám?

29.5.2019 v 2:05 | Karma článku: 11.49 | Přečteno: 208 | Diskuse

Irena Aghová

K životu je třeba odvaha a rozum, nikoliv strach.

Projdete-ličlánky na Internetu, přečtete si pesimistické komentáře s neustálým strašením z nemocemi, klimatem, neúrodou, neúspěšností lidí, pak musíte zkonstatovat, že mnoho lidí prožívá beznaděj.

3.4.2019 v 20:01 | Karma článku: 12.22 | Přečteno: 462 | Diskuse

Irena Aghová

Jsme, my Evropané, dostatečně vzdělaní?

Chybí nám učitelé a možná chybí i Francouzům, Němcům, Italům či Španělům. Toto historicky nepříliš výnosné zaměstnání by mělo být spíš na místě těch elitních, tak dobře placených.

29.3.2019 v 2:56 | Karma článku: 9.09 | Přečteno: 365 | Diskuse

Další články z rubriky Politika

Lubomír Stejskal

Vzpomínka na prezidenta

Zemřel náhle během soudního přelíčení, které bylo v posledních letech jeho údělem. Den poté byl tichosti v Káhiře pohřben. Takový byl závěr života Muhammada Mursího, jednoho z nemnoha egyptských prezidentů.

18.6.2019 v 21:00 | Karma článku: 0.00 | Přečteno: 16 | Diskuse

Ladislav Vorel

O diskuzi na můj článek /Sobotka, Babiš/ který jsem nenapsal, aneb hrbatá koza

Zní to divně, ale je to tak. Po vyjití mého článku - Kdo krade víc, Sobotka nebo Babiš - jsem se nestačil divit. Ctenáři reagovali na něco, co v článku vůbec nebylo.

18.6.2019 v 20:38 | Karma článku: 0.00 | Přečteno: 81 | Diskuse

Libor Čermák

Brusel ani západní Evropa už nejsou pro nás vzorem demokracie!

Jak jsem se dočetl na Foru24, tak přímo v Bruselu se prý má proti nám dnes konat jakási demonstrace. Hm, zajímavé. Jenže Brusel ani západní Evropa už v současné době nejsou pro nás Čechy žádným vzorem svobody a demokracie.

18.6.2019 v 13:37 | Karma článku: 36.07 | Přečteno: 1007 |

Jan Bartoň

Antibabišovská koalice zve ČSSD do svých řad

Opoziční strany vyvolají hlasování o nedůvěře vládě Andreje Babiše po shromáždění Milionu chvilek na Letné v Praze. Vyzývají ČSSD, aby už konečně dostala rozum a hlasovala proti vládě, v níž sedí.

18.6.2019 v 12:42 | Karma článku: 36.88 | Přečteno: 1135 | Diskuse

Vladimír Kroupa

Hlasovat o nedůvěře vládě ano, ale všechno má svůj čas…

ODS, Piráti, KDU-ČSL, TOP 09 a hnutí STAN hodlají společně ladit noty na hlasování o nedůvěře vládě Andreje Babiše. Šanci na úspěch mají malou a možná si tak dobrovolně podřezávají pod sebou větev, která ještě ani nevyrostla...

18.6.2019 v 10:47 | Karma článku: 24.03 | Přečteno: 634 | Diskuse

Najdete na iDNES.cz