Styk s úřady: Úředníci, úřadujte!

1. 01. 2012 20:32:29
V úřadech má vládnout železný pořádek a v domácnostech má existovat rodinný spisový archiv. Pro úřady mnoho zákonů upravuje ve svých ustanoveních, jak nakládat se spisy, které se archivují a které zase po určité době se mají skartovat. Pro úspěšnou komunikaci s úřady musí občan prokazovat řadu skutečností, které jsou pro něho zákonem vyžadovány. K tomu potřebuje jako podklad své dokumenty. Máte je založeny?

Všechno je v lidech, ať na pravici nebo na levici

Chaos, který někdy pozorujeme ve styku s úřady je způsoben, mimo jiné, i chaotickými výkony úředníků, kteří zase reagují na chaotické způsoby svých šéfů, a tak se i přitom ztrácejí dokumenty, kterými se prokazují důležité skutečnosti a postupy. A je holým neštěstím, když nastoupí nový úředník a musí věnovat dlouhou dobu na to, aby soustředil všechny doklady po svých předchůdcích, k výkonu své práce. Je totiž smůla, že se referáty protokolárně většinou nepředávají a že na to šéf úřadu nedohlíží. Jak pak může úspěšně jednat s žadateli, stranami, smluvními partnery?

Pořádek odráží i osobní vlastnosti lidí

Pokud je obecně osobnost svědomitá a chápe, že musí s úředními dokumenty nakládat podle zákonů, pak tak jedná i v úředních věcech se stranami a tak i působí na úřady jemu podřízené. Pokud se ovšem řádně nearchivují dokumenty, které by se daly zpětně dohledat, nezakládá se řádně korespondence do šanonů, pokud není odchozí a příchozí pošta řádně vedena, v důsledku to může komukoliv podrazit nohy. A to se potom válčí! Myslím, že naše úřady státní správy bojují s chaosem, který zanechali předchozí úředníci a častá výměna lidí ve vyšších postech, které současně řídí i mnoho jiných subjektů, jen zmnožuje problémy v rozkolísání uričtých pracovních míst, které se ruší, ale které zpracovávaly určitou agendu, která se s jejich odchodem pochopitelně neruší. Jestliže někdo sváže dokumenty do krabice a hodí je do archivu, pak v určitém čase se už na ně nikdo nevzpomene a ani o nich nikdo neví, a to může způsobit v úředním styku velké komplikace. A co ti ostatní, kteří očekávají vyřízení svého problému? A kdo zaplatí potom škody za špatná rozhodnutí, která vznikají, mimo jiné, i z nedostatečné informovanosti nového úředníka? Já si myslím, že je na vině nadřízený úředník, který nedohlédl na zacházení se spisy, i když se může domnívat, že není povinen na takovou věc dohlížet. Mýlí se. Pokud řídí nějakou činnost, pak neřídí jen lidi, ale také výsledky jejich práce, která, v jakékoliv formě, patří státu, pokud se jedná o státní úřad.

Počítače kontra šanony

Pravda je, že se vede ukládání spisu dvojím způsobem. Jednak se ukládá a zálohuje v počítačích a jednak v tzv. šanonech, nikoliv v šuplících a na stolech. Byly doby, na které sice mnoho z nás nerado odkazuje, ale zacházení se spisy bylo velmi přísně vedeno. Za prvé byly spisy rozděleny podle jejich důležítosti a stupně utajení, a za druhé existovali lidé, kteří dohlíželi na skartaci. A skartace je důležitá, protože vytřiďuje, podle zákona o archivaci, určitý druh dokladů. Je jasné, které doklady pak můžeme dohledat v archivech a které už nejsou k dispozici. Ale současně je nutné vést domácí archivaci rodinných dokumentů, kterými prokazujeme nejrůznější právní skutečnosti v náš prospěch.

Úřadování na počátku roku

Jestli si někdo myslí, že je téma tohoto článku trochu z cesty, pak se mýlí. Dohledání smluv, které byly uzavřeny a o kterých vzniknou pochybnosti a předkládají se ke kontrole, je důležíté pro toho, který je kontrolován. Pořádně vedená úřední agenda může člověku, který je z něčeho podezřelý velmi prospět, v určitém případě i přispět k jeho obvinění a očistit jiné lidi. Podle mého názoru, a záleží na tom, kdo jak chce pečlivě pracovat a uvědomuje si, že úřad není jeho soukromá záležitost, by měl na počátku roku zkontrolovat, zda nejsou v jeho agendě spisy, které mají příjít ke skartaci anebo jsou nyní k vyřízení a věnovat týden k tomu, aby si svou agendu dal do pořádku a měl jistotu, že se nemusí bát kontroly, kterou může očekávat, či kontroly, která je neočekávaná. Pak si udělat přehled o zákonech, které začnou od 1.1. 2012 platit a pídit se po pokynech a interních závazných aktech, které aplikují právní předpisy.

Už na počátku roku bude, vlivem nových právních předpisů, zvýšená komunikace mezi občany a úřady a úřady navzájem. Dejte si do pořádku doklady, pokud vám některé chybí, tak si je nechte vystavit jako duplikáty. Zkontrolujte, zda vaše děti mají také v pořádku všechny doklady, pokud budou o něco žádat. Podívejte se na stránky Ministerstva sociálních věcí a práce a jiné, odkdy do kdy máte o něco žádat a jakým způsobem, zda vyplněním formuláře nebo dopisem a jaké dokumenty máte přiložit. Nepřikládejte originály, ale kopie a sepište jejich seznam, který vám na podatelně potvrdí po kontrole, zda tam jsou všechny podle seznamu. Kdyby se někdo vymlouval, že jste to tam nedal a vrátil vám spis, tak mu to dokážete tím potvrzeným seznamem.

Autor: Irena Aghová | neděle 1.1.2012 20:32 | karma článku: 13.94 | přečteno: 1331x

Další články blogera

Irena Aghová

Placido Domingo a jeho zničená kariéra.

Hnutí MeeToo jistě mělo zpočátku úmysl, aby ženy nebyly obtěžovány návrhy mužů a tím i ponižovány jejich chováním, které těžce nesou a snižují jejich důstojnost. Tak to nějak chápu já.

10.10.2019 v 11:21 | Karma článku: 17.99 | Přečteno: 825 | Diskuse

Irena Aghová

Disertační práce pana dr.Ondráčka.

S údivem jsem zachytila v médiích článek o tom, že disertační práce měla určité nedostatky, které by mohly naplnit pojem "plagiát".

9.10.2019 v 17:07 | Karma článku: 11.28 | Přečteno: 761 | Diskuse

Irena Aghová

Za Karlem Gottem a o populární hudbě.

Jistě, že mnoho lidí vyjádřilo své pocity, když bylo oznámeno, že Karel Gott zemřel. I když každý víme, že život není věčný, přesto se nás vždy úmrtí někoho, kdo je nám něčím blízký, zarazí.

5.10.2019 v 11:14 | Karma článku: 12.83 | Přečteno: 326 | Diskuse

Irena Aghová

Generační boj o pracovní místa.

Následující úvaha je inspirována článkem o tom, co si mladá generace myslí o starší generaci ve věci pracovních míst. Skutečně zabírají starší lidé v důchodovém věku mladším pracovní místa?

30.9.2019 v 14:32 | Karma článku: 13.34 | Přečteno: 662 | Diskuse

Další články z rubriky Politika

Lubomír Stejskal

Premiér (opět) neuspěl

Hlavní zprávou v Izraeli v pondělí večer 21/10 v různých obměnách titulků bylo: „Netanjahu vrátil mandát.“ Mandát k vytvoření povolební koalice, který mu dal prezident Reuven Rivlin 25/9.

21.10.2019 v 21:54 | Karma článku: 0.00 | Přečteno: 29 | Diskuse

Vilém Barák

Podivnosti kolem Grand Prix Brna motocyklů

Promotérovi Dorna se z veřejné podpory platí licence na pořádání závodů. Letos 111 milionů korun, příští rok to bude 120 milionů a přespříští 233 milionů. K tomu obdrží tisíce lístků a ještě vydělává na reklamě i přenosech.

21.10.2019 v 16:56 | Karma článku: 22.50 | Přečteno: 391 | Diskuse

Ivo Hnilica

Zdravotnictví - těch "peněz" je tam nedostatek?

Nemyslím si totiž, že naše zdravotnictví, je státem podhodnocováno a ani že mu není věnována dostatečná pozornost ze strany vlády ČR. Ale nikdy, troufnu si říci, nebude mít šanci, vyrovnat se Západu co do odměňování zdravotnického

21.10.2019 v 12:12 | Karma článku: 8.57 | Přečteno: 300 | Diskuse

Jan Dvořák

Prezidentova rekondice zdárně završena! Jak to však bylo v pátek? (Fejk ňůs)

Už druhý den pořád to samé: Kap, kap, kap... Prezidenta už přestalo bavit krátit si neplodně čas počítáním kapek, které se přemísťovaly z infuzní lahve s posilujícími vitamíny hadičkou a jehlou přímo do jeho žíly.

21.10.2019 v 10:41 | Karma článku: 17.11 | Přečteno: 568 | Diskuse

Lubomír Stejskal

K jednomu článku Jiřího Weigla. O Turecku, Kurdech a vpádu do Sýrie

Jiří Weigl publikoval na webu Institutu Václava Klause článek „Na dění kolem Sýrie a Turecka si dejme pořádný pozor“ (16/10). Čtenost mu zvýšilo zveřejnění ve víkendovém vydání Neviditelného psa (19-20/10).

21.10.2019 v 9:15 | Karma článku: 21.08 | Přečteno: 537 | Diskuse

Najdete na iDNES.cz