Styk s úřady: Úředníci, úřadujte!

1. 01. 2012 20:32:29
V úřadech má vládnout železný pořádek a v domácnostech má existovat rodinný spisový archiv. Pro úřady mnoho zákonů upravuje ve svých ustanoveních, jak nakládat se spisy, které se archivují a které zase po určité době se mají skartovat. Pro úspěšnou komunikaci s úřady musí občan prokazovat řadu skutečností, které jsou pro něho zákonem vyžadovány. K tomu potřebuje jako podklad své dokumenty. Máte je založeny?

Všechno je v lidech, ať na pravici nebo na levici

Chaos, který někdy pozorujeme ve styku s úřady je způsoben, mimo jiné, i chaotickými výkony úředníků, kteří zase reagují na chaotické způsoby svých šéfů, a tak se i přitom ztrácejí dokumenty, kterými se prokazují důležité skutečnosti a postupy. A je holým neštěstím, když nastoupí nový úředník a musí věnovat dlouhou dobu na to, aby soustředil všechny doklady po svých předchůdcích, k výkonu své práce. Je totiž smůla, že se referáty protokolárně většinou nepředávají a že na to šéf úřadu nedohlíží. Jak pak může úspěšně jednat s žadateli, stranami, smluvními partnery?

Pořádek odráží i osobní vlastnosti lidí

Pokud je obecně osobnost svědomitá a chápe, že musí s úředními dokumenty nakládat podle zákonů, pak tak jedná i v úředních věcech se stranami a tak i působí na úřady jemu podřízené. Pokud se ovšem řádně nearchivují dokumenty, které by se daly zpětně dohledat, nezakládá se řádně korespondence do šanonů, pokud není odchozí a příchozí pošta řádně vedena, v důsledku to může komukoliv podrazit nohy. A to se potom válčí! Myslím, že naše úřady státní správy bojují s chaosem, který zanechali předchozí úředníci a častá výměna lidí ve vyšších postech, které současně řídí i mnoho jiných subjektů, jen zmnožuje problémy v rozkolísání uričtých pracovních míst, které se ruší, ale které zpracovávaly určitou agendu, která se s jejich odchodem pochopitelně neruší. Jestliže někdo sváže dokumenty do krabice a hodí je do archivu, pak v určitém čase se už na ně nikdo nevzpomene a ani o nich nikdo neví, a to může způsobit v úředním styku velké komplikace. A co ti ostatní, kteří očekávají vyřízení svého problému? A kdo zaplatí potom škody za špatná rozhodnutí, která vznikají, mimo jiné, i z nedostatečné informovanosti nového úředníka? Já si myslím, že je na vině nadřízený úředník, který nedohlédl na zacházení se spisy, i když se může domnívat, že není povinen na takovou věc dohlížet. Mýlí se. Pokud řídí nějakou činnost, pak neřídí jen lidi, ale také výsledky jejich práce, která, v jakékoliv formě, patří státu, pokud se jedná o státní úřad.

Počítače kontra šanony

Pravda je, že se vede ukládání spisu dvojím způsobem. Jednak se ukládá a zálohuje v počítačích a jednak v tzv. šanonech, nikoliv v šuplících a na stolech. Byly doby, na které sice mnoho z nás nerado odkazuje, ale zacházení se spisy bylo velmi přísně vedeno. Za prvé byly spisy rozděleny podle jejich důležítosti a stupně utajení, a za druhé existovali lidé, kteří dohlíželi na skartaci. A skartace je důležitá, protože vytřiďuje, podle zákona o archivaci, určitý druh dokladů. Je jasné, které doklady pak můžeme dohledat v archivech a které už nejsou k dispozici. Ale současně je nutné vést domácí archivaci rodinných dokumentů, kterými prokazujeme nejrůznější právní skutečnosti v náš prospěch.

Úřadování na počátku roku

Jestli si někdo myslí, že je téma tohoto článku trochu z cesty, pak se mýlí. Dohledání smluv, které byly uzavřeny a o kterých vzniknou pochybnosti a předkládají se ke kontrole, je důležíté pro toho, který je kontrolován. Pořádně vedená úřední agenda může člověku, který je z něčeho podezřelý velmi prospět, v určitém případě i přispět k jeho obvinění a očistit jiné lidi. Podle mého názoru, a záleží na tom, kdo jak chce pečlivě pracovat a uvědomuje si, že úřad není jeho soukromá záležitost, by měl na počátku roku zkontrolovat, zda nejsou v jeho agendě spisy, které mají příjít ke skartaci anebo jsou nyní k vyřízení a věnovat týden k tomu, aby si svou agendu dal do pořádku a měl jistotu, že se nemusí bát kontroly, kterou může očekávat, či kontroly, která je neočekávaná. Pak si udělat přehled o zákonech, které začnou od 1.1. 2012 platit a pídit se po pokynech a interních závazných aktech, které aplikují právní předpisy.

Už na počátku roku bude, vlivem nových právních předpisů, zvýšená komunikace mezi občany a úřady a úřady navzájem. Dejte si do pořádku doklady, pokud vám některé chybí, tak si je nechte vystavit jako duplikáty. Zkontrolujte, zda vaše děti mají také v pořádku všechny doklady, pokud budou o něco žádat. Podívejte se na stránky Ministerstva sociálních věcí a práce a jiné, odkdy do kdy máte o něco žádat a jakým způsobem, zda vyplněním formuláře nebo dopisem a jaké dokumenty máte přiložit. Nepřikládejte originály, ale kopie a sepište jejich seznam, který vám na podatelně potvrdí po kontrole, zda tam jsou všechny podle seznamu. Kdyby se někdo vymlouval, že jste to tam nedal a vrátil vám spis, tak mu to dokážete tím potvrzeným seznamem.

Autor: Irena Aghová | neděle 1.1.2012 20:32 | karma článku: 13.65 | přečteno: 1327x

Další články blogera

Irena Aghová

Společnost: Co je vlastně důležité?

Lidé považují za důležité zdraví. To je stav, řekne si každý člověk, kdy mne nic nebolí, netrápí a ráno, když vstanu, se těším, jak prožiji tento nový den. Také vzdělání, hmotné zabezpečení do budoucnosti.

17.7.2019 v 16:47 | Karma článku: 9.65 | Přečteno: 311 | Diskuse

Irena Aghová

Povídka sci-fi: Na konci léta.

Letošní léto za moc nestálo, pomyslela Eva, když šla polní cestou směrem ke kopci, na kterém tvořila své obrázky. Takové utahané léto. Nic zvláštního se nestalo, jen takové všední příhody.

16.7.2019 v 7:48 | Karma článku: 11.39 | Přečteno: 190 | Diskuse

Irena Aghová

Povídka: Klára a František a nejen ztracená bedna.

Na počátku tohoto příběhu, který není ničím výjimečným, ačkoliv ho inspiroval život sám, ale není ani tuctovým, protože jeho protagonisté jsou svým způsobem zvláštní lidé.

14.7.2019 v 16:43 | Karma článku: 8.10 | Přečteno: 191 | Diskuse

Irena Aghová

Rodinná politika v moderní společnosti.

Rodina je základem všeho dobrého ve společnosti, pokud ovšem je takto brána a podporována a to nejen hmotně, ale také legislativně a především výchovou. Vždyť z ní vycházejí ti, kteří budou strůjci budoucnosti.

10.7.2019 v 20:57 | Karma článku: 10.94 | Přečteno: 303 | Diskuse

Další články z rubriky Politika

Bohumír Šimek

Zeman usiluje o totální moc

Pokud vnímáme současné neřesti našeho prezidenta Miloše Zemana, je nejvyšší čas zvažovat potenciální kandidáty, abychom si zvolili prezidenta, kterého naše zem potřebuje, a mobilizovat všechny naše síly k jeho zvolení.

20.7.2019 v 21:20 | Karma článku: 10.93 | Přečteno: 173 | Diskuse

Jaroslav Jirát

Ubohá opozice

Česká opozice, otrávená hospodářskými úspěchy vlády, se snaží strašit tvrzením, že vláda nás zadlužuje a že žijeme na úkor dalších generací. Takoví Kalousek, Pekarová či Fiala to opakují do omrzení.

20.7.2019 v 16:43 | Karma článku: 31.94 | Přečteno: 805 | Diskuse

Petr Burian

Deset deka salámu je pořád stejná hromada

V dnešním navazujícím blogu na můj předešlý, o stravování za socíku, zkusím popsat dnešní realitu co se výroby potravin týče, kvality a vůbec všeho okolo. Podle hesla: jakmile se zešeří, ohřej dětem éčka k večeři.

20.7.2019 v 11:58 | Karma článku: 24.02 | Přečteno: 823 | Diskuse

Lubomír Stejskal

Teroristka jako symbol humanistického boje

Děkuji Abbásovi, děkuji Fatahu, děkuji Palestinskoarabské samosprávě. V těchto dnech mě znovu utvrdili v přesvědčení, že mám pravdu. Že mír s nimi je nemožný. Nový důkaz se jmenuje Dalal Mughrabiová.

20.7.2019 v 8:00 | Karma článku: 43.74 | Přečteno: 4355 | Diskuse

Pavel P. Kopecký

Turecko: Geopolitický čert?

Současné události definitivně pohřbívají vizi Ankary v Evropské unii. Ránu do vazu daly ambiciózní koncepci občanské války v Iráku a Sýrii.

20.7.2019 v 7:34 | Karma článku: 14.23 | Přečteno: 260 | Diskuse

Najdete na iDNES.cz